Phát biểu tại hội nghị, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông Võ Thị Trung Trinh cho biết, việc triển khai tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch rất quan trọng cho sự phát triển của Thành phố trong bối cảnh TP. Hồ Chí Minh đang triển khai xây dựng thành phố trở thành đô thị thông minh, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn ảnh hưởng đến sự phát triển kinh tế - xã hội. Nền tảng của việc triển khai Đề án xây dựng TP. Hồ Chí Minh trở thành đô thị thông minh trên cơ sở dữ liệu số hóa toàn bộ hoạt động của Thành phố và dữ liệu về dân cư và hộ tịch là hai nền tảng quan trọng trong việc tích hợp kho dữ liệu dùng chung, phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu người dân của Thành phố.

Với ý nghĩa đó, hội nghị tập trung vào việc hướng dẫn đội ngũ cán bộ hộ tịch về tiêu chí kỹ thuật số hóa, quy trình số hóa và phương thức truyền dữ liệu đã số hóa vào kho dữ liệu của Thành phố. Mục đích là kết quả số hóa hộ tịch phải đáp ứng được tiêu chuẩn kỹ thuật cơ sở dữ liệu Hộ tịch theo hướng dẫn Bộ Tư pháp; Tiến độ, thời gian, chất lượng được quản lý, giám sát đồng bộ từ Thành phố đến quận huyện; Cơ sở dữ liệu Hộ tịch sau khi số hóa phải được tích hợp ngay vào hệ thống thông tin Hộ tịch quốc gia để quản lý, cập nhật và lưu trữ 1 bản sao tại Trung tâm dữ liệu Thành phố cho Kho dữ liệu dùng chung Thành phố. Công tác này cần được bảo mật nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

Việc số hóa sổ hộ tịch sẽ được thực hiện theo các bước như sau: Thu thập và phân loại các sổ hộ tịch gốc sẽ được dùng để số hóa dữ liệu, chuyển hóa các kết quả thu được sang file PDF, thực hiện nhập liệu (hoặc số hóa, nhận dạng…) dữ liệu từ sổ hộ tịch, đảm bảo thông tin dữ liệu điện tử chính xác, đầy đủ như nội dung trong sổ giấy, xuất file dữ liệu lên hệ thống phần mềm.

Các hồ sơ chưa được phê duyệt sẽ được lọc để xem xét và hiệu chỉnh, dữ liệu được phê duyệt sẽ được chuyển sang hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Tiến độ thực hiện trên hệ thống đều được giám sát. Các quy định về cấu trúc dữ liệu được số hóa như dữ liệu đăng ký khai sinh, dữ liệu đăng ký kết hôn, dữ liệu đăng ký nhận cha, mẹ, con, dữ liệu đăng ký khai tử đều tuân thủ theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Để bảo mật dữ liệu, hệ thống mạng kết nối phải là mạng dùng riêng, kết nối mạng Metronet của Thành phố, không kết nối ra Internet.

Việc triển khai tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch Thành phố nhằm triển khai thực hiện Đề án “cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” của Bộ Tư pháp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh và Kế hoạch số 4804/KH-UBND ngày 24/10/2018 của UBND Thành phố về triển khai xây dựng Kho dữ liệu dùng chung và phát triển hệ sinh thái dữ liệu mở của TP. Hồ Chí Minh (giai đoạn 1).