Nhằm đảm bảo thực hiện đúng thời hạn giải quyết hồ sơ, khắc phục tình trạng hồ sơ trễ hẹn trong thời gian qua; đồng thời, thống nhất và đồng bộ hóa việc sử dụng, cập nhật và khai thác ứng dụng phần mềm “Một cửa điện tử quản lý hồ sơ đất đai" để quản lý, theo dõi, thống kê, báo cáo kết quả giải quyết hồ sơ của hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố.

Sở TN-MT TPHCM yêu cầu 22 Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (gọi tắt là Chi nhánh) phải thực hiện việc giải quyết hồ sơ đúng quy định và thời hạn của mỗi loại thủ tục, cập nhật cơ sở dữ liệu đầy đủ. Đánh giá thực trạng cơ sở vật chất, nhân lực, tình hình thực tế tại Chi nhánh để chủ động bố trí, sắp xếp nhân sự, phân công thực hiện ủy quyền được kịp thời.

Thực hiện đúng trình tự thủ tục, thời hạn giải quyết hồ sơ, thực hiện đúng các biểu mẫu theo hướng dẫn của Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố và đảm bảo tất cả hồ sơ chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố để đóng dấu bắt buộc phải đăng nhập, cập nhật đúng trạng thái, chuyển dữ liệu trên phần mềm “Một cửa điện tử quản lý hồ sơ đất đai.

Đối với Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố, Sở yêu cầu lập mẫu Tờ trình về nội dụng, nhận định, căn cứ giải quyết hồ sơ; mẫu công văn bổ sung hồ sơ, công văn trả hồ sơ, mẫu báo cáo định kỳ (hàng tháng, quý, năm ) về tình hình, kết quả giải quyết hồ sơ để áp dụng thống nhất cho toàn hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố.

Thống kê, lập danh sách số lượng hồ sơ; đánh giá tình hình giải quyết của 22 Chi nhánh để xác định tiến độ chuyển giao hồ sơ giữa Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố với 22 Chi nhánh được đảm bảo đúng thời hạn giải quyết và không trùng lắp thẩm quyền ký Giấy chứng nhận khi thực hiện ủy quyền cho 22 Chi nhánh.

Xây dựng phương án vận chuyển hồ sơ để 22 Chi nhánh chuyển hồ sơ đóng dấu, đảm bảo toàn bộ hồ sơ được đăng nhập, cập nhật trạng thái dữ liệu trên phần mềm “Một cửa điện tử quản lý hồ sơ đất đai" đúng thời gian theo quy định.

 Trong quá trình thực hiện, thường xuyên theo dõi việc thực hiện ủy quyền của 22 Chi nhánh, kịp thời tháo gỡ và hướng dẫn chuyên môn nghiệp cho 22 Chi nhánh, tổng hợp các khó khăn, vướng mắc phát sinh để báo cáo Sở Tài nguyên và Môi trường.

Ngoài ra, Sở cũng yêu cầu Thanh tra Sở căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế để tham mưu cho Sở xây dựng Kế hoạch thành lập Đoàn thanh tra việc chấp hành các quy định về chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực đất đai của Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố và 22 Chi nhánh.